Cuánto conservar el registro (art. 804) y cómo responder una inspección de la STPS

Llevar el registro es la mitad del trabajo; la otra mitad es conservarlo y poder entregarlo el día que lo pidan. Aquí va cuánto tiempo guardarlo, por qué importa tanto y cómo responder si la STPS toca la puerta.

¿Cuánto tiempo debes conservar el registro?

La ley obliga al patrón a conservar y exhibir los controles de asistencia durante el último año y un año más después de terminada la relación de trabajo (artículo 804, fracción III, de la LFT). Es decir: mientras la persona trabaja contigo y, al menos, un año después de que se va.

Un año después de la baja suele ser el mínimo. Como del registro salen cálculos de nómina, y esa documentación tiene plazos de conservación fiscales más largos, lo sensato es guardar la evidencia por más tiempo, no justo el mínimo.

Por qué importa: la carga de la prueba es del patrón

Aquí está lo que vuelve crítico el registro. En un juicio laboral, le toca al patrón probar —entre otras cosas— la jornada ordinaria y la extraordinaria del trabajador (artículo 784 de la LFT). Y si el patrón no exhibe los documentos que la ley le obliga a tener, se presumen ciertos los hechos que afirma el trabajador (artículo 805).

La inspección de la STPS: qué pide

La Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) puede verificar que lleves el registro. Lo que revisa es justo lo que la reforma exige: que tengas un registro electrónico de la jornada, identificable por trabajador, con la hora de inicio y fin de cada día, y que puedas entregarlo cuando lo pidan (artículo 132, fracción XXXIV, de la LFT). El formato exacto y el detalle fino de la entrega los fijará la STPS en sus disposiciones generales, que rigen desde el 1 de enero de 2027.

Cómo responder una inspección

Si llega una inspección, lo que te salva es tener el registro a la mano y poder entregarlo sin maromas. En orden:

1. 1Ten el registro siempre disponible, no archivado en una caja. Debe poder consultarse desde el centro de trabajo.
2. 2Descárgalo por trabajador y por periodo, con la hora de inicio y fin de cada día.
3. 3Entrégalo en cuanto lo pidan. La ley valora que el registro exista y se pueda exhibir; no sirve de nada si no lo puedes mostrar.
4. 4Guarda también la evidencia de respaldo que uses (por ejemplo, el acuerdo de la jornada), por si te la solicitan.

El matiz honesto: lo que la STPS aún no publica

Seamos claros: la obligación del registro ya está en la ley, pero la STPS todavía debe publicar las disposiciones generales que precisen el ámbito de aplicación, las excepciones y los requisitos técnicos, y que rigen desde el 1 de enero de 2027. A la fecha de esta guía (30 de octubre de 2026) aún no se publican. Lo sensato no es esperar, sino tener ya un registro que cumpla lo que la ley sí dice hoy —electrónico, por trabajador, con hora de inicio y fin, y entregable— y conservarlo como pide el artículo 804.

Cómo te ayuda Ya Checo

Con Ya Checo cada marca queda guardada de forma inmutable y la descargas por trabajador y por periodo el día que la autoridad lo pida. El registro vive en la nube, disponible desde el centro de trabajo, listo para una inspección sin que tengas que rearmar nada. Eso es lo que la obligación pide: llevarlo, conservarlo y poder exhibirlo. Si quieres el detalle de qué debe contener para ser válido, está en qué debe contener el registro de jornada.

Fuente: Ley Federal del Trabajo, artículos 804 fracción III (conservación y exhibición de los controles de asistencia: el último año y uno más tras la baja), 784 (carga de la prueba del patrón sobre la jornada ordinaria y extraordinaria), 805 (presunción a favor del trabajador si no se exhiben) y 132 fracción XXXIV (registro electrónico de jornada). Las inspecciones del trabajo se rigen por el Reglamento General de Inspección del Trabajo y Aplicación de Sanciones (RGITAS). Disposiciones generales de la STPS: rigen desde el 1 de enero de 2027; a la fecha no publicadas. Consulta: LFT (texto vigente) · LFT — reformas · DOF.